Języki

Rejestracja nowego podmiotu w zakładce „podmiot”

Wskazówka: Zanim zarejestrują Państwo nowy podmiot przypisany do Państwa jednostki centralnej, powinni Państwo zawsze najpierw sprawdzić, czy nie został on już wcześniej zarejestrowany. Można to zrobić poprzez wyszukiwanie podmiotu w module „podmiot”. Proszę nowy podmiot rejestrować dopiero po wyczerpaniu wszystkich kryteriów wyszukiwania.

Aby zarejestrować nowy podmiot, proszę kliknąć na przycisk „Nowy” w pasku menu okna głównego.

Na dole otworzy się nowe okno.

Przycisk „Nowy” i okno wprowadzania danych z polami obowiązkowymi oznaczonymi innym kolorem.

 

 


 

 

  • Nadawanie numeru identyfikacyjnego

Numer identyfikacyjny podmiotu jest mu nadawany tylko raz i może zostać zmieniony wyłącznie w przypadku ponownego wprowadzenia podmiotu. Numer identyfikacyjny definiuje przynależność podmiotu do kraju, do wymiany szkolnej/pozaszkolnej i określonej jednostki centralnej.

Numer identyfikacyjny znajdą Państwo w wierszu „prefiks”

Pierwszy znak numeru identyfikacyjnego oznaczający przynależność narodową podmiotu przypisują mu Państwo w sposób następujący: Proszę kliknąć lewym klawiszem myszy na pierwszą strzałkę wiersza prefiku. Zostanie wyświetlone menu kontekstowe, w którym będą mogli Państwo wybrać jeden z następujących prefiksów:

D dla podmiotu w Niemczech

P dla podmiotu w Polsce

T dla podmiotu z kraju trzeciego

X celem tymczasowej rejestracji podmiotów, które nie są przypisane do własnej jednostki centralnej (ostateczne przyporządkowanie przez PNWM). Znak X zastępuje cały numer identyfikacyjny. Ta opcja została stworzona po to, by jednostka centralna w celu opracowania wniosku mogła wprowadzić dla niego jeszcze nie istniejącego.

Powtórzmy: Jeśli rejestrują Państwo nowy podmiot, który nie może zostać przypisany do Państwa jednostki centralnej, proszę zawsze wybierać prefiks X. PNWM sprawdzi podmiot X i nada mu ostateczny numer identyfikacyjny.

 

Drugim znakiem numeru identyfikacyjnego jest prefiks określający charakter podmiotu.

W menu kontekstowym mają Państwo do wyboru:

J dla podmiotów pozaszkolnych (J jak niem. Jugendaustausch = ogólna wymiana młodzieży)

S dla podmiotów szkolnych (S jak szkoła)

P dla podmiotów prywatnych

R dla podmiotów sportowych (R jak ruch)

 

Kiedy ustawią Państwo oba te prefiksy, wypełnią wszystkie pola obowiązkowe i klikną na „Zapisz”, numer identyfikacyjny zostanie wygenerowany.

 

Trzecią pozycję numeru identyfikacyjnego zajmuje ustawiany automatycznie kod liczbowy lub literowy oznaczający Państwa jednostkę centralną. Przycisk „Szukaj” służy do przypisywania podmiotu innej jednostce centralnej lub ewentualnie PNWM. Taki przypadek zachodzi przede wszystkim wtedy, kiedy chcą Państwo zarejestrować podmiot z innego kraju. Kiedy wprowadzają Państwo podmiot nie przypisany do Państwa jednostki centralnej, ale znają Państwo numer odpowiedzialnej jednostki centralnej, proszę go wybrać w wyskakującym okienku, które się pojawi po naciśnięciu przycisku „Szukaj”. Jeśli nie znają Państwo tego numeru, proszę tam wybrać numer identyfikacyjny PNWM. Podmiot zostanie zapisany pod numerem identyfikacyjnym ze znakiem X na pierwszej pozycji. Ostatecznym przyporządkowaniem zajmie się PNWM.

Czwartą pozycję numeru identyfikacyjnego stanowi liczba bieżąca.

 

  • Wprowadzanie adresu i danych teleadresowych podmiotu

Wskazówka: Pola oznaczone kolorem jasnoczerwonym są polami obowiązkowymi. Bez ich wypełnienia nie można zapisać rekordu danych.

Proszę wpisać – w miarę możliwości kompletne – następujące dane nowego podmiotu: nazwa, adres, dane teleadresowe (nr komórki/telefonu, nr faksu bez spacji i z numerem kierunkowym kraju, adres e-mail, strona internetowa).

Jeśli wpłynął dokument potwierdzający osobowość prawną, proszę wpisać datę wpływu (pod nazwą podmiotu).

Uwagi: W module Podmiot nazwa, ulica i kod pocztowy podmiotu są sprawdzane pod względem zgodności z rekordami zapisanymi w bazie danych. Jeśli występuje w niej rekord zawierający identyczne dane, zostanie wyświetlone pytanie, czy otworzyć odnaleziony rekord danych.

Kod pocztowy podmiotów z Polski i Niemiec jest porównywany z tabelą kodów pocztowych. W przypadku pomyłki kod pocztowy zostanie oznaczany jako błędny. Natomiast kody prawidłowe, w momencie kiedy są już jednoznaczne, zostaną automatycznie uzupełnione łącznie z miejscowością. Jeżeli (niemiecki lub polski) kod pocztowy został wprowadzony w całości, jednak może się odnosić do kilku miejscowości, wyświetlana jest lista wyboru miejscowości.

Natomiast wprowadzenie miejscowości nie skutkuje podpowiedzią kodu pocztowego.

WAŻNE: Niemieckie kody pocztowe mają format XXXXX a polskie XX-XXX. W przypadku polskich podmiotów myślnik w kodzie pocztowym jest wstawiany automatycznie, jeśli wcześniej wprowadzili Państwo w numerze identyfikacyjnym podmiotu jako pierwszy prefiks P oznaczające Polskę.

W danych teleadresowych sprawdzany jest prawidłowy układ adresu e-mailowego, który ewentualnie może zostać oznaczony jako błędny.

 

Sekcja osoba kontaktowa

Za pomocą przycisku „Nowy” można dodać jedną lub kilka osób kontaktowych. Otworzy się puste okno. Wprowadzonych w nim danych nie zapisuje się, ale potwierdza przyciskiem „OK.”

Ponadto do administrowania kontaktami służą również przyciski „Otwórz” i „Skasuj”.

 

• „Otwórz “ lub podwójne kliknięcie na kontakt z tabeli otwiera maskę osoby kontaktowej do edycji (jeśli nastąpiły zmiany w danych tej osoby).

• „Skasuj” – po potwierdzeniu – usuwa z listy wybraną osobę kontaktową.

 

Sekcja notatki

Pole notatki występujące we wszystkich modułach. Obejmuje pole edycji i pole wyświetlania notatek. Nowa notatka zostaje po naciśnięciu przycisku „Przejmij” lub klawisza ENTER przeniesiona z pola edycji do pola wyświetlania.

Jeśli pole wyświetlania zawiera już notatki, nowe notatki są dodawane do ich listy od góry. Każda notatka jest uzupełniana o login autora i datę zapisania.

Aby usunąć notatkę należy ją zaznaczyć (jednokrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na notatkę w polu wyświetlania ) i nacisnąć przycisk „Skasuj notatkę”.

Notatki użytkowników z jednostek centralnych i z PNWM są rozdzielone. Te dwie grupy użytkowników nie widzą nawzajem swoich wpisów. Wyjątek od tej reguły stanowią notatki w zakładce „finanse JC” wniosku pojedynczego. W tym wypadku PNWM i jednostka centrala mogą poprzez notatki komunikować się ze sobą.

 

  •  Konto bankowe

 

Tak samo jak w przypadku osoby kontaktowej administrowanie kontem bankowym odbywa się za pomocą trzech przycisków „Nowy”, „Otwórz” i „Skasuj”:

Nowy otwiera pustą maskę wprowadzania konta bankowego z automatycznie wprowadzonym właścicielem konta (jest to nazwa podmiotu, którą można zmienić ręcznie).

Otwórz lub podwójne kliknięcie konta bankowego w tabeli otwiera maskę wprowadzania konta bankowego do edycji.

Skasuj – po potwierdzeniu – usuwa konto bankowe z listy.

Maska wprowadzania konta bankowego

 

Maska wprowadzania konta bankowego wymaga kilku wyjaśnień:

• Mniejsze pole w wierszu „bank/numer” (na ilustracji w kolorze szarym) jest przeznaczone wyłącznie do wpisania dwóch cyfr kontrolnych znajdujących się na początku polskiego numeru konta.

• W większym polu (prawym) należy wpisać:

- w przypadku konta niemieckiego 8-cyfrowy kod banku ( Bankleitzahl), a

- w przypadku konta polskiego kolejne 8 cyfr numeru konta następujących po cyfrach kontrolnych (wpisanych do lewego pola wiersza „bank/numer”).

• Zapis w polu „numer konta” jest wyświetlany w postaci ciągów 4-cyfrowych.