Języki

Erfassen eines neuen Trägers im Reiter ‚Träger’

Hinweis: Bevor Sie einen neuen Träger, der Ihrer Zentralstelle zugeordnet ist, erfassen, sollten Sie immer zuerst prüfen, ob dieser nicht bereits existiert. Dies kann durch die Suche des Trägers im Modul „Träger“ geschehen. Erfassen Sie einen neuen Träger erst, wenn Sie alle Suchkriterien ausgeschöpft haben.

Um den neuen Träger zu registrieren, klicken Sie bitte auf den Button „Neu“ in der Menüleiste des Hauptfensters.

Unten öffnet sich ein neues Fenster.

 Abb.: Der Button "Neu" und das Eingabenfenster mit farblichunterlegten Pflichtfeldern

 


 

  • Stammnummer zuordnen

Die Trägerstammnummer wird einem Träger einmalig zugeordnet und kann nur beim Neuanlegen verändert werden. Sie definiert die Zugehörigkeit eines Trägers zu einem Land, zum außer-/ schulischen Bereich und einer bestimmten Zentralstelle.

Sie finden die Stammnummer in der Zeile „Präfix“.

Sie ordnen einem Träger die erste Stelle der Stammnummer, die seine nationale Zugehörigkeit ausdrückt, folgendermaßen zu. Lassen Sie mit Linksklick auf den ersten Pfeil der Prafixzeile ein Kontextmenü aufscheinen. Sie haben nun die Wahl zwischen folgenden Präfixen:

D für Träger in Deutschland

P für Träger in Polen

T für Träger aus einem Drittland

X zur vorläufigen Registrierung von Trägern, die nicht zur eigenen Zentralstelle gehören (endgültige Zuordnung durch das DPJW). Das X ersetzt die restliche Stammnummer. Dies dient dazu, dass eine Zentralstelle einen noch nicht existierenden Partner für einen Antrag anlegen kann, um den Antrag bearbeiten zu können.

Nochmal: Wenn Sie einen neuen Träger registrieren, der nicht Ihrer Zentralstelle zugeordnet werden kann, wählen Sie immer Präfix X., Das DPJW prüft den X-Träger und ordnet ihm seine endgültige Stammnummer zu.

Die zweite Stelle der Stammnummer ist der Präfix zur Identifikation des Charakters des Trägers. Im Kontextmenü stehen zur Auswahl:

J für außerschulische Träger (J wie Jugendaustausch)

S für schulische Träger (S wie Schule)

P für private Träger

R für Sportträger (R wie polnisch ruch = Bewegung)

 

Wenn Sie diese beiden Präfixe eingestellt, alle Pflichtfelder ausgefüllt haben und auf „Speichern“ klicken, wird die Stammnummer generiert.

Die dritte Stelle der Stammnummer ist das Zahlen – bzw. Buchstabenkürzel Ihrer Zentralstelle und wird automatisch eingestellt. Der Button „Suchen“ dient dazu, den Träger einer anderen Zentralstelle bzw. dem DPJW zuzuweisen. Der Fall tritt vor allem auf, wenn Sie einen Träger aus dem anderen Land registrieren wollen. Wenn Sie einen Träger anlegen, der nicht Ihrer Zentralstelle angehört, aber Sie die Nummer der verantwortlichen Zentralstelle kennen, wählen Sie sie bitte aus dem Pop-up-Fenster aus, das nach dem Drücken auf den „Suchen“-Button erscheint. Wenn Sie die Nummer nicht kennen, wählen Sie dort die Stammnummer des DPJW aus. Der Träger wird mit einer Stammnummer mit X an erster Stelle gespeichert. Die endgültige Zuordung übernimmt das DPJW.

Die vierte Stelle der Stammnummer ist eine fortlaufende Zahl

 

  • Adress- und Kontaktdaten des Trägers erfassen

Hinweis: Orange untermalte Felder sind Pflichtfelder. Sind diese Stellen nicht ausgefüllt, kann der Datensatz nicht abgespeichert werden.

Bitte erfassen Sie folgende Daten des neuen Trägers – so weit vorhanden – vollständig: Name, Adresse, Verbindungsdaten (Mobil-/Telefonnummer, Faxnr. ohne Leerzeichen und mit der Landesvorwahl, E-Mail-Adresse, Homepage). Wenn der Nachweis der juristischen Person mit eingereicht wurde, tragen Sie bitte das Eingangsdatum (unter dem Namen des Trägers) ein.

Anmerkungen: Im Modul Träger werden Name, Straße und PLZ des Trägers auf einen übereinstimmenden Datensatz mit der Datenbank abgeglichen. Befindet sich in der Datenbank eine Übereinstimmung, wird gefragt, ob der gefundene Datensatz geöffnet werden soll.

Die Postleitzahl wird für Träger in Deutschland und in Polen mit einer Postleitzahlentabelle abgeglichen und eine nicht gültige Postleitzahl als falsch markiert. Sobald eine gültige Postleitzahl eindeutig ist, wird sie selbst und der Ort automatisch vervollständigt.

Wenn eine (deutsche oder polnische) Postleitzahl vollständig eingegeben wurde, dieser Postleitzahl aber mehrere Orte zugeordnet sind, erscheint ein Popup zur Auswahl des gewünschten Ortes. Es gibt allerdings keinen Rückschluss von einem eingegebenen Ort auf die Postleitzahl.

WICHTIG: Die deutschen PLZ folgen dem Muster XXXXX und die polnischen XX-XXX. „-“wird bei polnischen Trägern automatisch angeboten, wenn Sie als ersten Präfix der Stammnummer vorher ein P für Polen ausgewählt haben.

Für die Verbindungsdaten gilt, dass die E-Mail-Adresse auf eine gültige Struktur hin überprüft und ggf. als falsch markiert wird.

Der Bereich Kontakt

Außerdem können Sie eine oder mehrere Kontaktpersonen mit Hilfe des Buttons „Neu“ erfassen. Es öffnet sich ein leeres Kontakteingabe-Fenster. Die Eingabe in dieser Maske wird mit dem „Ok“-Button bestätigt, anstatt zu speichern.

Zur Kontaktverwaltung stehen weiterhin die Buttons „Öffnen“ und „Löschen“ zur Verfügung.

„Öffnen“ oder ein Doppelklick auf einen Kontakt aus der Tabelle darunter öffnet die Kontaktmaske zum Bearbeiten (wenn Veränderungen bei der Person eingetreten sind).

„Löschen“ entfernt nach einer Nachfrage den Kontakt aus der Liste. Der Bereich Notizen

Das Notizfeld ist in allen Modulen vorhanden. Es umfasst ein Eingabefeld und ein Anzeigefeld der Notizen

Eine neue Notiz wird mit dem Button „Übernehmen“ oder durch Drücken von ENTER aus dem Eingabe- in das Anzeigefeld übertragen. Wenn das Anzeigefeld bereits Notizen enthält, werden neue Notizen oben an die Liste im Anzeigefeld angefügt. Jede Notiz wird um den eingebenden Nutzer und das Eingabedatum ergänzt. Notizen können durch Markieren (einfacher Linksklick auf die Notiz im Anzeigefeld) und Drücken des Buttons „Notiz löschen“ entfernt werden. Die von Zentralstellenbenutzern eingetragenen Notizen sind von den Eingaben des DPJW getrennt und können gegenseitig nicht eingesehen werden. Eine Ausnahme bilden hier die Notizen im Reiter „Finanzen ZST“ des Einzelantrags. Hier können sich DPJW und Zentralstelle über das Notizfeld austauschen.

 

  • Bankverbindungen

Genau wie die Kontakte werden die Bankverbindungen über die drei Buttons „Neu“, „Öffnen“ und „Löschen“ verwaltet:

Neu öffnet eine leere Bankverbindungs-Eingabemaske mit automatisch eingefügtem Kontoinhaber (Name des Trägers, manuell veränderbar).

Öffnen oder ein Doppelklick auf eine Bankverbindung aus der Tabelle öffnet die Bankverbindungs-Eingabemaske zum Bearbeiten.

Löschen entfernt nach einer Nachfrage die Bankverbindung aus der Liste. Bankverbindungs-Eingabemaske

Bankverbindungs-Eingabemaske


Die Eingabemaske für Bankverbindungen bedarf einiger Erläuterung:

• Das kleine Feld in der Zeile „Bank“ (im Bild ausgegraut) ist für die Prüfziffer in einer polnischen Bankverbindung vorgesehen und kann auch nur dafür genutzt werden.

• Das Dropdown daneben wird für die Eingabe der Bank und/oder Bankleitzahl genutzt. Hier kann der Benutzer über eine Präfixsuche (xxx*) eine Bank oder Bankleitzahl suchen/eingeben. Nach Drücken von ENTER wird eine zur Eingabe passende Auswahl im Dropdown angeboten. Nachdem Sie Ihre Auswahl getätigt haben, ändert sich auch die Auswahl im Dropdown der Zweigstelle. Hier werden dann alle zutreffenden Zweigstellen zur Auswahl angeboten.

• Das Feld Kontonummer wird optisch in Abschnitte von vier Ziffern gegliedert, sobald die Eingabe beendet wurde.