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Frequently Asked Questions

Hier finden Sie eine Liste mit häufig gestellten Fragen zu unterschiedlichen Bereichen der DPJW-Arbeit.

HINWEIS --- „Schnell die Antwort finden - nutzen Sie die Suchfunktion Ihres Browsers (Firefox, Internetexplorer …) um den Text auf diese Seite nach einen Schlüsselwort Ihrer Wahl zu durchsuchen. Drücken Sie dafür „Strg+F“ und geben Sie ihr Suchwort ein. Beenden Sie mit „Enter“. Im Text ist daraufhin das gesuchte Wort markiert, wenn es auf der gewählten Seite vorkommt.“ 

  1. Wie ist der aktuelle Umrechungskurs für WEB-SOWA?
  2. Was soll man machen bei den Anträgen, die mit alten Festbeträgen beantragt wurden und mit neuen Festbeträgen bewilligt werden sollten?
  3. Ich habe zum Antrag die Antragsdaten und die Finanzen zum Projekt erfaßt. Zusätzlich ist ein Antrag auf Bezuschussung eines Nachbereitungsseminar gestellt worden; wie und wo erfasse ich die Daten?
  4. Das Projekt ist von einem Träger organisiert und als TN kommen einzelene Personen, was nun?
  5. Ich habe Probleme mit dem Login bei WEB-SOWA
  6. Was bedeutet MMBS und MMFS
  7. Wie erfasse ich das Modellprojekt 4 x 1 ist einfacher mit einem neuen Träger?
  8. Das Programm speichert die polnischen Teilnehmer nicht?
  9. Wie registriere ich als ZST den Antrag eines Trägers, der bereits in SOWA besteht, aber nicht meiner ZST zugeordnet ist?
  10. Wie registriere ich einen Antrag für das nächste Haushaltsjahr
  11. Wie öffne ich eine weitere Finanzposition
  12. Die PLZ die ich eingeben will wird vom System nicht vorgeschlagen
  13. Muss ich die FK nach Polen noch bearbeiten? Stehen Sie bereits in unserem Sammelantrag aufgelistet?
  14. Die Angaben zum Drittland müssen online nicht eingegeben werden, sondern nur postalisch?
  15. Gibt es einen Unterschied zwischen den automatisch errechneten TN-Tagen und den Programmtagen auf der Finanzseite?
  16. Reicht es aus, wenn ich den beantragten Programmkostenzuschuss und Sprachmittlerzuschuss nur bei Antrag ZST eingebe?
  17. Wie stelle ich einen Sammelantrag?
  18. wo ich noch mal überprüfen kann, ob die Gesamtantragssumme online identisch ist mit dem, was ich in meiner Kalkulation habe?
  19. Warum sehe ich zwei Anträge mit derselben Nummer in dem Filter
  20. worum ging es beim dem Fenster "vollständig" unter den Teilnehmertabellen
  21. Wie kann ich in SOWA ab oder aufrunden
  22. Was bedeuten die Charakteristiken
  23. Gibt es eine Möglichkeit eine Tabelle in Excel abzuspeichern und später editieren?
  24. Wozu gibt es den Button Unterschrift
  25. Wo kann ich für meine ZSt. in web sowa nachschauen, welche Projekte nach Vorlage der Abrechnungsunterlagen vom DPJW noch festzusetzen bzw. abzurechnen sind?
  26. Was ist der Unterschied zwischen den Eingabeoptionen “Geplante TN“ und „Abgerechnete TN“?
  27. Fehlermeldung "Fehlende Antragspartei" erscheint
  28. Die Finanzen komplett gesperrt, also keine aktiven Felder. Woran liegt das?
  29. Ich habe schon im Reiter "Bewilligung ZSt" die Bewilligung vom DPJW übernommen.
  30. Es ist nicht möglich, eine neue Bewilligungsnummer in der Web-SOWA einzugeben. Das Feld "Neu" bleibt leider grau.
  31. Wie registriere ich einen Antrag ohne Partner bzw. mit freier Ausschreibung
  32. Wie finde ich Anträge, die ich als Zentralstelle in WEB-SOWA bewilligt habe?
  33. Ich sehe bei dem Sammelantrag unter Bewilligungsnummer „Alle“. Ist es richtig? Wie und wann kriegen wir eine Bewilligungsnummer?
  34. Ist es richtig bei einem Antrag die Angaben des Trägers unter „Antrag ZSt“ nach unten zu korrigieren?
  35. Im Reiter Antragsdaten neben EA-Nr steht ein „S“. Ist es um den Einzelantrag dem Sammelantrag zuzuweisen?
  36. Kann ich im Reiter „Antrag ZSt“ auf „Beantragen“ klicken erst wenn ich den kompletten Antrag im Original habe?
  37. Soll ich auch den Finanzierungsplan der polnischen Seite im Web SOWA berücksichtigen oder nur die Seite von unserem Träger?
  38. Ich möchte eine "gemischte" (PLN + EUR) Finanzseite anlegen?

Der Umrechungskurs zu dem SOWA rechnet ist für:

2021: 1 EUR = 4, 4583 PLN

2020: 1 EUR = 4, 2427 PLN

2019: 1 EUR = 4, 3893 PLN

2018: 1 EUR = 4, 2355 PLN

2017: 1 EUR = 4, 3049 PLN

2016: 1 EUR = 4, 3049 PLN

2015: 1 EUR = 4, 3049 PLN

2014: 1 EUR = 4,20 PLN

2013: 1 Euro = 4,10 PLN

2012: 1 Euro = 4,40 PLN

2011: 1 Euro = 3,98 PLN

Grundsätzlich gilt die neue Berechnungsmethode nach Postleitzahlen. Wenn der alte Festbetrag niedriger ausfällt als der Zuschuss nach der neuen Methode, kann er zu hundert Prozent bewilligt werden; ansonsten werden die Zuschüsse nach der neuen Berechnungsmethode gedeckelt.

Sie öffnen Ihren Antrag und im Reiter Antragsdaten gehen Sie auf die Projektdaten :

Sie drücken die Taste neue Zeile. Es wird die zweite Zeile mit Projektart Begegnung erstellt. Wenn Sie auf sie zweimal klicken können Sie aus der Liste Nachbereitung Gastgeber auswählen. Die weiteren Daten können Sie erfassen, indem sie auf Zeilen: Plz, Ort, Land, Beginn, Ende, Tage klicken.     

Ähnlich sollen Sie im Reiter Finanzen ZST vorgehen. Sie gehen auf Antrag ZST und drücken die Taste neue Zeile. Dann können Sie aus der Liste: Nachbereitung Gastgeber auswählen und die weiteren Daten erfassen. 

 

 

 

 

Bitte tragen Sie als Gast folgenden Träger ein PJ00097914 Wolny nabór (freie Ausschreibung). Das bedeutet, dass es keinen "klassischen" Partner gibt, sondern die TN aus freien Ausschreibung "gewonnen" werden"

Im Anhang befindet sich eine alternative Login-Anleitung

AnhangGröße
alternativer_start_DE.pdf106.48 KB

Das bedeutet:
MMBS = maximal mögliche Bewilligungssumme
MMFS = maximal mögliche Festsetzungssumme

die Lösung ist, dass man 4x1 einmal als Charakteristikum auswählt und dann auf dem Reiter Finanzen eine Finanzposition 4x1 auswählt. Dann kommt der Festbetrag in Höhe von 1000,00 euro.

Es ist Ihnen vielleicht schon mal passiert, dass Sie die Teilnehmertabelle ausgefüllt haben (siehe Anhang), aber nach dem Klick auf "Speichern" verschwanden die polnischen Teilnehmer bzw. diejenigen aus dem Drittland.
Das Problem ist, dass die Software die Einträge annimmt, indem Sie das aktive Tabellenfeld durch Mausklick in ein anderes Feld verlassen oder ENTER bzw. TAB drücken. Die Daten werden erst danach mit Klick auf "Speichern" tatsächlich gespeichert.

AnhangGröße
TN_UCZ.pdf46.55 KB

Legen Sie im Modul Einzelantrag mithilfe der Buttons Neu D/Neu P ein neues Projekt an.

Fügen Sie die beiden Antragsparteien über den Button "Hinzufügen" zu. In dem neuen Fenster wählen Sie (das ist auch bereits die Voreinstellung) die Ansicht "alle" und suchen den Träger. Finden Sie ihn und er ist einer anderen Zentralstelle zugeordnet, so brauchen (sollen) Sie ihn nicht neu anlegen, sondern wählen ihn aus.

Beim Versuch, den Antrag mit beiden Antragsparteien zu speichern, erscheint eine Fehlermeldung. Mit Klick auf "Z" neben der fremden Zentralstelle erscheint ein Fenster mit einer Tabelle Ihrer, der fremden ZST und des DPJW (evtl. können auch andere Zentralstellen angezeigt werden).

Wählen Sie hier bitte sich selbst, bzw. die ZST, als die Sie eingeloggt sind aus und bestätigen. Tragen Sie bitte per Hand noch eine neue EA-Nr. bei Ihrer fraglichen deutschen Partei ein. Jetzt können Sie den Antrag abspeichern.

Mit dieser Vorgehensweise wird verhindert, dass ein Träger unter mehreren Stammnummern im System erfasst wird.

Bitte wählen Sie bei der Antragsnummer das entsprechende Jahr. In dem Dropdown-Menü werden Ihnen das aktuelle, das nächste und 4 davor liegende HH-Jahre angeboten.
Auf dem Screenshot können Sie die Stelle genau sehen.

AnhangGröße
HH_auswahl.pdf100.62 KB

Sie klicken auf den Button "neue Zeile" und dann in das Feld Finanzposition ein Doppelklick. Es sollte sich ein Dropdown-Menü öffnen und man Wählt die gewählten Positionen aus.

Das müssen wir im DPJW beheben, geben Sie zuerst eine PLZ einer anderen größeren Stadt in der Nähe, danach können wir es modifizieren wenn die PLZ in der Datenbank ist werden Sie informiert und Sie können die richtige PLZ eingeben.

Sie müssen schauen, ob die Finanzseiten korrekt ausgefüllt wurden und die beantragten Summen stimmen. Sie können es auf dem Reiter Zuordung EA kontrolieren, ob die Summen eingegene und gespeichert wurden.

Bitte tragen Sie Drittland in der Software als 2 Gast ein

Die Anzahl der Tage errechnet sich automatisch, doch bei der Beantragung für den Programmkostenzuschuss kann man einfache eine abweichende Anzahl der Tage angeben.

Ich würde vorschlagen beide Felder auszufüllen, wenn Sie die Daten in dem Bereich Antrag eingeben, können Sie später durch Button übernehmen in den Bereich Antrag ZST kopieren. Das ist die korrekte Vorgehensweise.

Die Antwort auf diese Frage finen Sie hier http://wiki.dpjw.org/sowa/de/node/150

Auf dem Reiter Zuordnung EA (wenn sie die Anträge in diesen Reiter übernommen hatten) können Sie die gebildeten Summen in unterem Bereich sehen.

Es gibt mehrer Optionen:

Wahrscheinlich wurde der Gast mit zwei Trägern Ihrer Zentralstelle angelegt.

Sie haben bei den Projektdaten die Position Begegnung doppelt ausgewählt. Die Lösung ist, dass die nur eine Position Begegnung auswählen und dann die anderen schreiben irgendwie anders z. B. "Begegn.". Dann wird der Antrag nur einmalig angezeigt.

Dieses Fenster, bzw. Häckchen dient dazu, um festzulegen, ob die Tabellle vollständig, oder unvollständig ausgefüllt wird. Wenn jemand in WEB-SOWA arbeitet, bitte markieren Sie immer "vollständig" und die Struktur der Gruppe abbilden. Nur bei den abgerechneten Teilnehmern können Sie das Häckchen wegglicken, damit man nicht die komplette TN-Struktur aus den TN-Listen ablesen muss.

Bei der Variante "vollständig" werden die Summenfelder automatisch befüllt, wenn "vollständig" nihct angeklickt ist, dann kann man nur summarische Felder bei der Betreuer und TN-Zahl ausfüllen.

In SOWA gibt es einen Umweg, wie man auf oder abrunden kann. Anbei finden Sie eine kurze Gebrauchsanweisung.

AnhangGröße
Rundung_zaokraglenie_DE_PL.pdf141.09 KB

Anbei die Tabelle mit den Erläuterungen zu den jeweiligen Charakteristiken.

Name
Beschreibung
Charakteristiken
Grenznah Bezeichnet Projekte mit Teilnehmern aus dem grenznahem Raum
Publikationen Projekte dessen Ziel Erstellung einer Publikation ist
Berufsorientiert Projekte mit Begegnungscharakter für Jugendliche dessen Inhalt sich an Berfusbildung oder Berufsvorbereitung orientiert.
Individuelle Praktika Individuelle Praktika, projekte für Auszubildende, Schüler und Studenten dessen Inhalt sich an Berfusbildung oder Berufsvorbereitung orientiert. An einem Einastzort sind max. 2 Personen anwesend
Gedenkstättenfahrt Projekt, der in einer Gedenkstätte (ehemalige deutsche Vernichtungslager) stattfindet; ohne Partnergruppe
Gedenkstättenbesuch Besuche einer Gedenkstätte (in Deutschland oder Polen) im Rahmen einer deutsch-polnischen Jugendbegegnung
Geschlechtsspezifisch Projekt zum Thema gender
Behinderte Projekt an dem Körper oder geistig Behinderte (nicht benachteiligte) Teilnehmen
Kultur Projekt mit einem künstlerischen Bezug (Theter, Musik, Film etc.)
Ökologie Thema Ökologie, Umwelt
Fachprogramm Klassisches Fachprogramm laut Richtlinien
Sprache Projekt mit dem Schwerpunkt Sprache
NP Das Projekt wird von einer neuen Partnerschaft organisiert. Die Partner haben ind er Vorliegenden Konstellation noch nie einen Antrag gestellt.
Geschichte Projekt mit dem Thema Geschichte
Schulung Die Projektpartner/ der Träger beantragt inhaltlich und/oder mathodisch schlechte und grenzwertige Projekte. Eine Schulung seitens der Zentralstelle oder des DPJW wäre wünschenswert
4x1 Bezeichnet Projekte im Rahmen der Modellförderung 4x1.
DPJW‐Preis Projekt wird zum DPJW Preis angemeldet
Kinder Projekt an dem vorwiegende Kinder (unter 12 Jahren) teilnehmen
Best Practice Ein sehr gelungenes Projekt zum Nachahmen von Anderen
Hochwasser Hochwasserhilfeprogramm
Jubiläum Bezeichnet Projekte von Trägern, die während des Programms ein eigenes Partnerschaft‐Jubiläum feiern.
Koop. AJA/SchA Charakterisiert Anträge, die dem Modellprojekt Kooperation schulischer und außerschulischer Träger zugeordnet wurden. Achtung! Zuordnung nehmen nur DPJW‐Mitarbeiter vor!
ISA Projekte der individuellen Schüleraustausches. Achtung! Zuordnung nehmen nur DPJW‐Mitarbeiter vor!

 

Hallo anbei eine kurze Anweisung, wie man es tun kann.

AnhangGröße
PL_Excel_abspeichern.pdf227.87 KB

Der Button Unterschrift hat folgende Funktion, er besagt, ob der Zentralstelle oder dem DPJW die Antragspartei eine Unterschrift vorgelegt hat (als Kopie oder im Original). Die Idee ist, dass wir das hin und her schicken der Unterschriften-Seiten vermeiden wollen.

Wenn die Unterschrift vorliegt sieht er so aus:

Wenn man auf den Button "Unterschrift" klickt kann man markieren, in welcher Form die Unterschrift vorliegt.

 

Wir verlassen uns auf die Eintrage von anderen Zentralstellen bzw. dem DPJW und wenn Im Antrag markiert ist, dass die Unterschriften vorliegen, dem Sachbearbeiter aber für denselben Antrag in Papierform die Unterschrift fehlt muss sie nicht nachgefordert werden, weil die Markierung im Antrag besagt, dass diese Unterschrift bereits von einer anderen Stelle (DPJW oder Zentralstelle) geprüft wurde.

Nachdem im Antrag markiert wurde, dass die Unterschrift vorliegt, sieht der Button so aus:

 

Wenn beide Antragsparteien ein grünes Häkchen haben, kann der Antrag bewilligt werden, selbst wenn einem nicht alle Unterschriften vorliegen.


WICHTIG! - Wenn eine Zentralstelle, die nur eigene Anträge bearbeitet einen Antrag stellt muss das Vorliegen Ihrer Unterschrift von einem DPJW-Mitarbeiter, bzw. einer anderer Zentralstelle, die Anträge verschiedener Träger bearbeitet, bestätigt werden.


Bei Zweifelsfällen können diese Unterschriften bei der Stelle, die die Markierung vorgenommen hat angefordert werden.

Diese Informationen als auch die Information darüber, welche Projekte abgerechnet wurden sind im Reiter Zuordnung EA, unter Ansicht Abrechung zu sehen:

In die Tabelle “Geplante TN“ werden die Teilnehmer eingetragen, die der Träger beantragt hat. Sie Daten werden vom Antragsformular abgeschrieben. In die Tabelle „Abgerechnete TN“ wird die TN-Relation, die bei der Abrechung eingereicht wurde eingetragen.

Wenn die Software meldet, dass die Antragspartei der Zentralstelle nicht zugeordnet ist, muss überprüft werden, als welche Zentralstelle ist man eingeloggt (besonders bei den sog. Doppelzentralstellen für schulischen und außerschulischen Austausch wichtig) und welcher Zentralstelle man die Antragspartei zuordnet.

Auf diesem Bild sieht man, dass die Zentralstelle als "außerschulisch" eingeloggt ist (links oben DJ....), der Träger aber einer schulischen Zentralstelle zugeordnet ist (der mittlere Pfeil unten DS...). In diesem Fall müssen diese Daten übereinstimmen, also man muss sich als schulische Zentralstelle einloggen, oder als zuständige zentralstelle die außerschulische nennen.

Dafür haben wir leider keine Antwort. Es passiert ab und zu. In solchen Fällen wenn folgendes Bild zu sehen ist, bitten wir um Kontakt mit dem DPJW. Wir können das Problem schnell lösen indem wir die Seite für Sie aktivieren.

Es ist absolut korrekt. Sie müssen nicht auf die Entscheidung vom DPJW warten, bewor sie in das Feld Bewilligung ZST daten eingeben. Solange Sie auch den träger nicht schriftlich über die Bewilligungshöhe informiert haben ist das eine interne Information für Sie als Zentralstelle.

Das bedeutet, dass das DPJW noch die von Ihnen eingegebenen Anträge nicht bewilligt hat. Sie können zu der aktiven Bewilligungsnummer neue Einzelanträge hinzufügen. Wenn Sie es getan haben, schicken Sie diese mit der neu erstellten Übersicht (früher Sammelantrag genannt) ans DPJW. Wenn DPJW eine Bewilligung ausstellt, wird diese Bewilligungsnummer für Sie deaktiviert, dafür können Sie eine neue Anlegen.

In SOWA gibt es zwei fiktive : aktiv DJ00000351 Freie Ausschreibung (wolny nabór) aktiv PJ00097914 Wolny nabór (freie Ausschreibung) Wenn ein Projekt in PL ohne dt Partner stattfinden, bitte als dt Antragspartei den Träger DJ00000351 „Freie Ausschreibung (wolny nabór)“ hinzufügen. Wenn ein Projekt in DE ohne pl Partner stattfinden, bitte als pl Antragspartei den Träger PJ00097914 “Wolny nabór (freie Ausschreibung)“ hinzufügen.

Sie Anträge finden Sie im Modul Sammelantrag, Reiter Zuordnung EA. Wenn Sie die Ansicht auf Bewilligung stellen. Anbei finden Sie auch ein Screenshot zu dem Inhalt.

AnhangGröße
Bewili_ZST_DE.pdf46.07 KB

Dieser Zustand bedeutet, dass die alle Einzelanträge für ein Haushaltsjahr, die von Ihnen zum Sammelantrag zugeordnet werden angezeigt sind. Wenn Sie auf den Pfeil neben Alle klicken, sollten die einzelnen Bewilligungnummern angezeigt werden. Wenn es nicht der Fall ist, können Sie durch einen Klick auf Button "Neu" neben dem Fenster "Alle" einen neue Bewilligungsnummer selbst anlegen und neue Einzelanträge zuordnen.

Ja das, ist sogar gewünscht, dass die Zentralstelle fehlerhafte oder falsche Eingaben der Träger korrigiert.

Nein, durch einen Klick auf diesen Button gelangen Sie zum Sammelantrag, dem dieser Einzelantrag zugeordnet wurde.

Es macht Sinn diesen Button zu drücken, wenn der Antrag komplett ist und Sie ihn zum DPJW abschicken können. Wenn Sie den Button betätigen und die Kopien der Unterlagen, die beim DPJW vorhanden sind nicht vollständig sind, wird der Antrag eh nicht bearbeitet. Wenn der Antrag unvollständig aber rechtzeitig (also 3 Monate vor Beginn des Projektes) eingeht, kann er nach Zusendung von Unterlagen bearbeitet werden und vom DPJW bewilligt werden.

In WEB-SOWA geben Sie nur die finanzen ein, die für Sie als Zenteralstelle bzw. Ihren Träger von Bedeutung sind. Die Finanzen der polnischen seiten werden vom DPJW bzw. von einer polnischen Zentralstelle bearbeitet.

Gesetzt, Sie möchten eine Finanzseite anlegen möchten, die sowohl Festbeträge in Euro als auch in PLN beinhaltet (dies ist z.B. bei Gedenkstättenfahrten der Fall: da die Projektkosten für den Aufenthalt der deutschen Gruppe in Polen entstehen, wird der Zuschuss nach dem Festbetrag in PLN berechnet; Reisekosten in Euro). Tragen Sie bitte die Finanzseiten folgendermaßen ein:

1. Sie gehen auf den Reiter Finanzen ZST

2. Geben Sie die gewünschten Positionen ein, z.B. (wie in unserem Beispiel mit der Gedenkstättenfahrt) Projektkosten und Reisekosten. Wobei wir annehmen, dass Projektkosten in PLN beantragt wurden. Sie müssen, nachdem Sie die Finanzposition ausgewählt haben, bei dem Festbetrag die Währung wechseln von EUR auf PLN. Sie werden merken, dass die Summen nicht stimmen: In unserem angehängten Beispiel ergeben 8.800 PLN Projektkosten und 1.540 EUR Reisekosten eine Summe von 3.751,06 EUR. Diese „komische“ Rechnung ergibt sich, weil man 1.540 EUR Reisekosten zu den Projektkosten addiert, die nach einem festen Umrechungskurs in WEB-SOWA von 3,98 zł = 1 € automatisch umgerechnet werden.
In unserem Beispiel also beträgt die Förderung der Projektkosten nach Festbeträgen in PLN für polnische Teilnehmer umgerechnet in Euro 2.211,06 EUR. Dies ergibt dann insgesamt 1.540 EUR + 2.211,06 EUR = 3.751,06 EUR.

Im Anhang finden Sie noch ein Bild zurErläuterung

AnhangGröße
Finanzseite_Euro_PLN_DE.pdf139.32 KB